Die rechtlichen Grundlagen: DSGVO und das Prinzip der Datenminimierung

Die Frage, ob die Telefonnummer im Checkout eines Onlineshops abgefragt werden darf, ist keine Frage der reinen Funktionalität, sondern eine zutiefst juristische. Im Zentrum dieser Überlegung steht die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, die seit Mai 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten fundamental neu geregelt hat. Für Shop-Betreiber ist ein tiefes Verständnis dieser Verordnung keine Option, sondern eine zwingende Notwendigkeit, um empfindliche Strafen und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Was ist die DSGVO und warum ist sie für Shopify-Händler relevant?

Die DSGVO ist ein europäisches Gesetz, das darauf abzielt, die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen zu schützen, insbesondere ihr Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Jeder, der Daten von EU-Bürgern verarbeitet – und dazu zählt jeder Shopify-Händler, der an Kunden in der EU verkauft – unterliegt diesem Regelwerk. Personenbezogene Daten sind dabei alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören nicht nur Name und Adresse, sondern explizit auch die Telefonnummer. Die DSGVO legt fest, dass die Verarbeitung solcher Daten nur dann rechtmäßig ist, wenn eine klare Rechtsgrundlage dafür existiert und bestimmte Grundsätze eingehalten werden.

Das Kernprinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Einer der wichtigsten Grundsätze der DSGVO ist die Datenminimierung. Dieser besagt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen. Für einen Online-Händler bedeutet das konkret: Sie dürfen von Ihren Kunden nur die Daten verlangen, die Sie zur Erfüllung des Kaufvertrags zwingend benötigen. Die Kernfrage lautet also immer: „Kann ich die Bestellung auch ohne diese spezifische Information bearbeiten und versenden?“ Bei Standardbestellungen, die per Paketdienst wie DHL, DPD oder Hermes versendet werden, ist die Antwort für die Telefonnummer in 99% der Fälle „Ja“. Der Versand ist ohne Telefonnummer problemlos möglich. Eine verpflichtende Abfrage steht daher in direktem Widerspruch zum Prinzip der Datenminimierung und ist aus diesem Grund rechtlich höchst problematisch.

Zweckbindung: Warum werden die Daten überhaupt erhoben?

Eng mit der Datenminimierung verknüpft ist der Grundsatz der Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dieser verlangt, dass Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden dürfen. Wenn Sie die Telefonnummer abfragen, müssen Sie dem Kunden gegenüber transparent machen, wofür Sie diese Nummer verwenden möchten. Mögliche Zwecke könnten sein:

• Kontaktaufnahme bei Lieferproblemen
• Terminabsprache durch eine Spedition
• Rückfragen zur Bestellung
• SMS-Marketing

Wichtig ist hierbei, dass der Zweck die Erhebung rechtfertigen muss. Ein vager Zweck wie „zur Verbesserung des Kundenservice“ reicht nicht aus, um eine verpflichtende Angabe zu rechtfertigen. Zudem dürfen Sie die Nummer, die Sie beispielsweise für die Speditionsankündigung erhoben haben, nicht ohne eine separate, explizite Einwilligung für SMS-Marketing verwenden. Jeder Zweck benötigt seine eigene Rechtsgrundlage.

Die drei möglichen Rechtsgrundlagen für die Abfrage der Telefonnummer

Die DSGVO verbietet die Datenverarbeitung nicht pauschal, sondern knüpft sie an Bedingungen. Gemäß Artikel 6 DSGVO muss jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer von sechs möglichen Rechtsgrundlagen beruhen. Für die Abfrage der Telefonnummer im Checkout kommen praktisch drei davon in Betracht: die Erfüllung eines Vertrags, das berechtigte Interesse und die Einwilligung des Kunden.

Rechtsgrundlage 1: Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Diese Rechtsgrundlage ist die stärkste und unkomplizierteste für einen Online-Händler. Sie besagt, dass die Verarbeitung rechtmäßig ist, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Im E-Commerce ist dies der Kaufvertrag. Die Erhebung von Name und Adresse ist unstrittig zur Vertragserfüllung (Versand der Ware) erforderlich.

Bei der Telefonnummer wird es komplizierter. Sie ist nur dann „erforderlich“, wenn der Versand ohne sie objektiv nicht oder nur mit unzumutbaren Schwierigkeiten durchgeführt werden kann. Dies ist der Fall bei:

• Speditionsversand: Große und sperrige Güter (Möbel, Palettenware) werden oft per Spedition geliefert. Diese Unternehmen verlangen fast immer eine Telefonnummer zur telefonischen Avisierung des Liefertermins. Ohne Nummer kann die Lieferung nicht terminiert und somit der Vertrag nicht erfüllt werden.
• Express- oder Kurierdienste: Einige Premium-Versanddienste, insbesondere für Same-Day-Delivery oder internationale Express-Sendungen, machen die Angabe einer Telefonnummer zur Pflicht, um bei Zustellproblemen sofort reagieren zu können.

In diesen spezifischen Fällen ist die verpflichtende Abfrage der Telefonnummer durch die Vertragserfüllung gedeckt. Wichtig ist jedoch, dass dies nur für die betroffenen Versandarten gilt. Bietet ein Shop sowohl Standardversand als auch Speditionsversand an, darf die Telefonnummer nur dann zum Pflichtfeld werden, wenn der Kunde die Speditionslieferung auswählt.

Rechtsgrundlage 2: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Diese Rechtsgrundlage ist flexibler, aber auch juristisch unsicherer. Sie erlaubt die Verarbeitung, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (des Händlers) oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person (des Kunden) überwiegen. Dies erfordert eine sorgfältige Interessenabwägung.

Berechtigte Interessen des Händlers könnten sein:

• Schnelle Klärung von Rückfragen: Eine unklare Adresse oder eine Frage zur Bestellung kann telefonisch oft schneller geklärt werden als per E-Mail, was die Bestellabwicklung beschleunigt.
• Betrugsprävention: Eine gültige Telefonnummer kann ein zusätzlicher Indikator zur Verifizierung eines Kunden sein.
• Reduzierung von Retouren: Bei Lieferproblemen kann der Zusteller den Kunden anrufen, anstatt die Sendung sofort zurückzuschicken.

Interessen des Kunden:

• Recht auf informationelle Selbstbestimmung: Der Kunde möchte selbst entscheiden, wem er seine private Telefonnummer gibt.
• Schutz vor unerwünschter Kontaktaufnahme: Insbesondere Schutz vor Werbeanrufen oder SMS-Spam.

Bei der Abwägung neigen Gerichte und Datenschutzbehörden dazu, dem Schutz der Kundendaten ein hohes Gewicht beizumessen. Ein Händlerinteresse an einer reibungsloseren Abwicklung wird in der Regel nicht als so zwingend angesehen, dass es das Recht des Kunden auf Privatsphäre aushebelt. Sich allein auf das berechtigte Interesse zu stützen, um die Telefonnummer als Pflichtfeld zu deklarieren, ist daher extrem riskant. Für ein optionales Feld kann es jedoch eine valide Begründung sein, solange der Zweck klar kommuniziert wird.

Rechtsgrundlage 3: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Die Einwilligung ist die transparenteste Rechtsgrundlage, insbesondere für alle Zwecke, die über die reine Vertragsabwicklung hinausgehen, wie zum Beispiel Marketing. Eine gültige Einwilligung muss laut DSGVO vier Kriterien erfüllen:

1. Freiwillig: Der Kunde darf nicht unter Druck gesetzt werden. Die Einwilligung darf nicht an den Abschluss des Kaufvertrags gekoppelt sein (Kopplungsverbot).
2. Informiert: Der Kunde muss genau wissen, wofür er seine Einwilligung gibt (z.B. „Ja, ich möchte Produktneuheiten per SMS erhalten“).
3. Unmissverständlich: Eine aktive, bestätigende Handlung ist erforderlich, z.B. das aktive Ankreuzen einer Checkbox. Vorangekreuzte Kästchen sind unzulässig.
4. Widerrufbar: Der Kunde muss darauf hingewiesen werden, dass er seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung.

Für die Abfrage der Telefonnummer zu Marketingzwecken (SMS-Newsletter, WhatsApp-Angebote) ist eine solche explizite Einwilligung die einzig rechtssichere Methode. Die Nummer in einem Pflichtfeld im Checkout zu erheben und dies mit einem Hinweis in der Datenschutzerklärung als Einwilligung für Marketing zu werten, ist unzulässig und ein klarer Verstoß gegen die DSGVO.

Konfiguration in Shopify: So steuern Sie das Telefonnummernfeld

Shopify bietet Händlern flexible Einstellungsmöglichkeiten, um die Abfrage der Telefonnummer im Checkout-Prozess an die rechtlichen Anforderungen und die eigene Geschäftsstrategie anzupassen. Die Wahl der richtigen Einstellung ist entscheidend, um die Balance zwischen Datenerfassung, rechtlicher Konformität und einer optimalen User Experience zu finden. Die Einstellungen finden sich im Shopify-Adminbereich unter Einstellungen > Checkout.

Die Standardeinstellungen im Shopify Checkout

In einer Standard-Shopify-Installation ist das Verhalten des Telefonnummernfeldes oft voreingestellt. Je nach Region und Alter des Shops kann dieses Feld standardmäßig ausgeblendet, optional oder sogar erforderlich sein. Es ist daher unerlässlich, dass jeder Händler diese Einstellung aktiv überprüft und bewusst konfiguriert, anstatt sich auf die Standardeinstellung zu verlassen. Eine unbewusst aktive Pflichtfeld-Einstellung kann ein erhebliches rechtliches Risiko darstellen.

Anleitung: Das Feld als „Optional“ markieren

Dies ist die empfohlene und rechtlich sicherste Einstellung für die meisten Onlineshops. Wenn das Feld als optional konfiguriert ist, können Kunden ihre Telefonnummer angeben, müssen es aber nicht, um den Kauf abzuschließen. Dies respektiert den Grundsatz der Datenminimierung und gibt dem Kunden die Kontrolle über seine Daten.

So wird’s gemacht:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Checkout in Ihrem Shopify-Adminbereich.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Kundeninformationen.
3. Finden Sie die Option Telefonnummer der Lieferadresse.
4. Wählen Sie die Einstellung „Optional“.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Mit dieser Einstellung können Sie die Nummer für Servicezwecke nutzen, wenn ein Kunde sie freiwillig angibt, ohne rechtliche Risiken einzugehen. Es ist ratsam, den Zweck der optionalen Angabe transparent zu machen, z.B. durch eine Anpassung des Platzhaltertextes im Theme (z.B. „Telefonnummer (für Rückfragen zur Lieferung)“).

Anleitung: Das Feld „Ausblenden“

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie die Telefonnummer für Ihr Geschäftsmodell überhaupt nicht benötigen, ist das vollständige Ausblenden des Feldes die konsequenteste Umsetzung des Prinzips der Datenminimierung. Dies schafft maximales Kundenvertrauen und minimiert die Angriffsfläche für rechtliche Beschwerden.

So wird’s gemacht:

1. Navigieren Sie erneut zu Einstellungen > Checkout.
2. Im Abschnitt Kundeninformationen unter Telefonnummer der Lieferadresse.
3. Wählen Sie die Einstellung „Ausgeblendet“.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Diese Option ist ideal für Händler, die ausschließlich Standardprodukte mit regulären Paketdiensten versenden und den Kundenservice primär per E-Mail abwickeln. Sie eliminiert jegliche Diskussion über die Notwendigkeit der Datenerhebung.

Die riskante Option: Das Feld als „Erforderlich“ festlegen

Diese Einstellung macht die Angabe der Telefonnummer zu einer zwingenden Voraussetzung für den Abschluss des Kaufs. Wie bereits ausführlich dargelegt, ist diese Option nur dann rechtlich haltbar, wenn die Nummer zur Erfüllung des Vertrags absolut notwendig ist.

So wird’s gemacht:

1. Unter Einstellungen > Checkout > Kundeninformationen.
2. Bei Telefonnummer der Lieferadresse die Option „Erforderlich“ auswählen.
3. Speichern Sie die Änderungen.

„Die Konfiguration des Telefonnummernfeldes als Pflichtfeld ist eine der häufigsten Ursachen für Abmahnungen im E-Commerce. Händler sollten diese Einstellung nur nach sorgfältiger juristischer Prüfung und bei unabweisbarer Notwendigkeit, wie dem Speditionsversand, aktivieren. Für den Standardversand ist sie in der Regel unzulässig.“

Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie in der Lage sein, gegenüber einer Datenschutzbehörde oder einem Gericht zweifelsfrei nachzuweisen, warum der Versand ohne diese Information nicht möglich war. Eine interne Dokumentation dieser Notwendigkeit ist dringend zu empfehlen.

Pflichtfeld Telefonnummer: Eine Analyse der Risiken und Ausnahmen

Die Entscheidung, das Telefonnummernfeld im Checkout als obligatorisch zu kennzeichnen, ist mehr als nur eine technische Einstellung. Es ist eine geschäftliche und rechtliche Weichenstellung mit potenziell weitreichenden Konsequenzen. Während der Wunsch nach mehr Daten für einen vermeintlich besseren Service verständlich ist, überwiegen in den meisten Fällen die Nachteile und Risiken bei Weitem.

Das Hauptrisiko: Abmahnungen und Bußgelder

Das deutsche Wettbewerbsrecht kennt das Instrument der Abmahnung. Konkurrenten oder spezialisierte Verbände (wie Verbraucherschutz- oder Wettbewerbszentralen) können Rechtsverstöße, zu denen auch DSGVO-Verletzungen zählen, aufgreifen und den betreffenden Händler kostenpflichtig abmahnen. Eine solche Abmahnung fordert zur Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung auf und ist mit Anwaltskosten verbunden, die schnell im vierstelligen Bereich liegen können. Ein als Pflichtfeld konfiguriertes Telefonnummernfeld ohne zwingende Notwendigkeit ist ein klassischer und leicht zu identifizierender Abmahngrund.

Darüber hinaus können die zuständigen Landesdatenschutzbehörden bei Verstößen gegen die DSGVO empfindliche Bußgelder verhängen. Diese können theoretisch bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes betragen. Auch wenn Bußgelder für kleinere Shops in der Praxis niedriger ausfallen, stellen sie ein existenzbedrohendes Risiko dar, das durch eine einfache Änderung der Checkout-Einstellung vermieden werden kann.

Negative Auswirkungen auf die Conversion Rate

Abseits der rechtlichen Gefahren gibt es einen handfesten betriebswirtschaftlichen Grund, auf die Erzwingung der Telefonnummer zu verzichten: die Conversion Rate. Der Checkout ist die sensibelste Phase der Customer Journey. Jedes zusätzliche Feld, jede unerwartete Anforderung und jedes Gefühl des Misstrauens erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Kaufabbruchs.

Viele Kunden sind sensibel, was die Weitergabe ihrer privaten Telefonnummer angeht. Sie befürchten Werbeanrufe, Spam oder einfach eine Verletzung ihrer Privatsphäre. Wenn sie gezwungen werden, diese Information preiszugeben, um einen Kauf zu tätigen, entscheiden sich viele stattdessen, den Warenkorb zu verlassen und bei einem Konkurrenten zu kaufen, der datensparsamer agiert. Die erzwungene Angabe der Telefonnummer ist ein klassischer „Conversion-Killer“. Die potenziellen Vorteile durch eine schnellere Klärung von Rückfragen wiegen den Verlust an direkten Verkäufen in der Regel nicht auf.

Wann ein Pflichtfeld gerechtfertigt sein *könnte*

Trotz der erheblichen Risiken gibt es legitime Szenarien, in denen ein Pflichtfeld nicht nur gerechtfertigt, sondern notwendig ist. Der Schlüssel liegt in der Beweisbarkeit der Notwendigkeit. Der Händler muss darlegen können, dass die primäre Dienstleistung (die Lieferung) ohne die Telefonnummer scheitern würde.

Konkrete Beispiele für gerechtfertigte Pflichtfelder:

• Möbel- und Großgerätelieferung: Ein Sofa, eine Waschmaschine oder eine Küchenzeile kann nicht einfach vor der Tür abgestellt werden. Die Spedition muss einen genauen Liefertermin mit dem Empfänger abstimmen. Dies geschieht standardmäßig telefonisch.
• Lieferung von Frischwaren oder Pflanzen: Bei temperaturempfindlichen oder verderblichen Waren ist eine garantierte und terminierte Zustellung essenziell. Eine telefonische Avisierung oder die Möglichkeit für den Fahrer, bei Problemen anzurufen, ist hier Teil der vertraglichen Leistung.
• Hochwertige Güter mit Identitätsprüfung: Bei sehr teuren Produkten wie Schmuck oder Elektronik kann eine telefonische Verifizierung Teil des Sicherheitsprozesses sein, um Betrug zu verhindern und die Zustellung an die korrekte Person sicherzustellen.

In diesen Fällen ist die Telefonnummer nicht nur eine nützliche Zusatzinformation, sondern ein integraler Bestandteil der Leistungserbringung. Es ist entscheidend, diese Notwendigkeit klar zu dokumentieren und idealerweise die Pflichtabfrage dynamisch nur dann zu aktivieren, wenn ein entsprechendes Produkt oder eine entsprechende Versandart gewählt wird.

Best Practices für den Umgang mit der Telefonnummer im E-Commerce

Ein rechtskonformer und kundenfreundlicher Umgang mit der Telefonnummer im Checkout ist kein Hexenwerk. Er erfordert eine bewusste Entscheidung für Datensparsamkeit und Transparenz. Die folgenden Best Practices helfen Shopify-Händlern, rechtliche Fallstricke zu umgehen und gleichzeitig das Vertrauen ihrer Kunden zu stärken.

Transparenz ist der Schlüssel: Informieren Sie Ihre Kunden

Unabhängig davon, ob Sie das Feld optional oder in Ausnahmefällen als Pflichtfeld einrichten, ist eine klare Kommunikation unerlässlich. Kunden sind eher bereit, Daten preiszugeben, wenn sie den Nutzen verstehen und darauf vertrauen können, dass ihre Daten nicht missbraucht werden.

• Informativer Platzhaltertext: Nutzen Sie die Möglichkeit, den Standardtext im Eingabefeld anzupassen. Statt nur „Telefonnummer“ könnten Sie schreiben: „Telefonnummer (optional, für Rückfragen zur Lieferung)“ oder „Telefonnummer (für Terminabsprache der Spedition)“. Dies schafft sofort Klarheit über den Zweck.
• Hilfetext oder Tooltip: Fügen Sie ein kleines Fragezeichen-Icon neben dem Feld hinzu, das bei Mouse-Over einen kurzen Erklärungstext anzeigt. Beispiel: „Wir verwenden Ihre Nummer ausschließlich, um Sie bei unvorhergesehenen Lieferproblemen zu kontaktieren. Keine Werbung!“
• Detaillierte Datenschutzerklärung: Ihre Datenschutzerklärung muss präzise auflisten, welche Daten Sie erheben, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und für welche konkreten Zwecke sie verwendet werden. Erklären Sie hier genau, in welchen Fällen Sie die Telefonnummer erheben und an wen sie gegebenenfalls weitergegeben wird (z.B. an den Versanddienstleister).

Segmentierung: Wann und für wen ist die Nummer wirklich nötig?

Ein „One-Size-Fits-All“-Ansatz ist selten optimal. Moderne E-Commerce-Plattformen wie Shopify Plus oder Apps aus dem Shopify App Store ermöglichen eine dynamische Anpassung des Checkouts. Dies erlaubt eine intelligente und datensparsame Abfrage.

• Bedingte Felder: Implementieren Sie eine Logik, die das Telefonnummernfeld nur dann anzeigt oder zum Pflichtfeld macht, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Zum Beispiel: Wenn der Kunde eine Versandart wie „Speditionsversand“ wählt, wird das Feld erforderlich. Bei „Standardversand“ bleibt es optional oder ausgeblendet.
• Produktbasierte Regeln: Wenn Sie nur wenige sperrige Produkte im Sortiment haben, können Sie die Regel so einstellen, dass die Telefonnummer nur dann abgefragt wird, wenn eines dieser spezifischen Produkte im Warenkorb liegt.

Diese Segmentierung ist die eleganteste Lösung, da sie den Grundsatz der Datenminimierung perfekt umsetzt: Die Daten werden nur dann erhoben, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Die Telefonnummer als Werkzeug für exzellenten Kundenservice

Wenn ein Kunde Ihnen freiwillig seine Telefonnummer gibt, ist das ein Vertrauensvorschuss. Nutzen Sie diesen weise und ausschließlich im Sinne des Kunden. Eine proaktive und serviceorientierte Nutzung kann das Kundenerlebnis erheblich verbessern.

• Proaktive Problemlösung: Wenn Sie feststellen, dass eine Adresse unvollständig ist oder es eine unvorhergesehene Verzögerung bei der Produktion gibt, ist ein kurzer, freundlicher Anruf oft weitaus effektiver und persönlicher als eine E-Mail, die vielleicht im Spam-Ordner landet.
• Missbrauch vermeiden: Die für Servicezwecke angegebene Nummer darf unter keinen Umständen für unaufgeforderte Werbeanrufe oder die Aufnahme in SMS-Marketinglisten verwendet werden. Ein solcher Missbrauch zerstört das Kundenvertrauen nachhaltig und ist ein klarer Rechtsverstoß.

Indem Sie die Telefonnummer als wertvolles Gut behandeln und sie respektvoll und zielgerichtet einsetzen, verwandeln Sie eine potenzielle rechtliche Hürde in eine Chance für herausragenden Kundenservice.

Vergleichstabelle: Rechtliche Bewertung der Konfigurationen

Die Wahl der richtigen Einstellung für das Telefonnummernfeld im Shopify Checkout hat direkte Auswirkungen auf die Rechtssicherheit, die Kundenerfahrung und die Conversion Rate. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Aspekte der drei Konfigurationsmöglichkeiten zusammen und bietet eine klare Entscheidungshilfe für Händler.